Es un hecho que la globalización, y por supuesto, la constante incorporación de nuevas tecnologías, ha sido una gran influencia durante los últimos años en todo lo que compete a la gestión empresarial.
Por una parte, el trabajo a distancia se ha convertido en una tendencia que ha sumado un cúmulo de ventajas y por otra, los ejecutivos de corporaciones con presencia internacional, están la mayor parte del tiempo fuera de sus oficinas. A lo que ambos elementos plantean algunos retos, principalmente en la comunicación y coordinación del trabajo.
Por suerte, en la actualidad tenemos a la mano una serie de herramientas tecnológicas que permiten trabajar desde cualquier parte del mundo, ayudando también a ahorrar preocupaciones, dinero y principalmente tiempo, aumentando así la productividad. En el siguiente artículo, mencionaremos las más destacadas.
Plataformas de comunicación interna.
La comunicación interna es la pieza fundamental dentro de cualquier organización, independientemente de su tamaño, ya que esta permite que se alcancen sin mayores dificultades los objetivos planteados.
Es por ello que las plataformas de comunicación interna facilitan una comunicación más eficiente y organizada entre los empleados.
Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración unificada, que permite a los colaboradores trabajar en un mismo equipo desde cualquier lugar en el que se encuentren.
Este servicio combina distintas opciones como el chat, el calendario, las reuniones a través de audio o vídeo, el almacenamiento e intercambio de archivos, así como también la integración de aplicaciones, como por ejemplo el paquete Office y extensiones, que permiten enlazar productos que no sean Microsoft.
Se trata de la nueva forma que ha presentado Google para organizar y centralizar de manera eficaz y ágil toda la comunicación interna de tu compañía. Posee una interfaz similar a Meet, la cual permite crear y gestionar salas a través de chats y videollamadas.
Además, te permite migrar fácilmente la información manejada mediante otras tools de Google como lo son Tasks, Calendar y Keep.
Gestión de proyectos
Son herramientas para crear un espacio interactivo y colaborativo, en la cual es posible coordinar los flujos de trabajo mediante la organización, planificación, ejecución y seguimiento de las tareas o proyectos asignados a cada uno de los miembros del o los equipos.
Es una aplicación que permite crear tableros a fin de organizar las tareas, indicando cuál de ellas se deben llevar a cabo, quién es el responsable de la misma, en qué orden y fecha deben ejecutarse y añadir una lista de control, para hacer el seguimiento de las tareas.
Cuenta también con una amplia gama de prestaciones para subir fotos, vídeos y documentos en texto, hojas de cálculo, presentaciones, así como archivos en PDF y hasta dejar comentarios para el resto de los colaboradores.
Al igual que la anterior, Asana es una herramienta súper completa para dividir el trabajo por proyectos de manera muy ordenada; siendo extremadamente útil para gestionar equipos grandes con distintos departamentos.
Así mismo, su interfaz facilita la comunicación y el seguimiento del progreso en cada uno de los proyectos a través de gráficos. Se integra con herramientas especializadas como Harvest para comprobar el tiempo dedicado a cada tarea.
Videoconferencias y colaboración
El trabajo remoto ha dado la bienvenida al uso masivo de herramientas de comunicación que solo empleaban unos pocos. Es por ello que, al implementarlas, es posible gestionar de manera eficiente reuniones virtuales, presentaciones y sesiones de trabajo en equipo; algo que, sin dudas, ayuda a maximizar la productividad integral en cualquier organización.
Es una de las aplicaciones más populares y fáciles de usar, ya que a través de ella se pueden celebrar reuniones grupales, ya sea desde la app o con un enlace de invitación en la web.
Aunque se trata de una plataforma pensada para entornos profesionales, con la versión gratuita se pueden organizar reuniones de hasta 40 minutos con 100 participantes; siendo ideal para empresas pequeñas o para el ámbito personal.
Es un software para empresas que sirve para realizar videoconferencias en la cual se encuentran diversas herramientas de comunicación y colaboración en un solo lugar. Aunque sus funcionalidades son limitadas, es muy práctica y económica para organizar reuniones grupales de hasta 60 minutos por transmisión (sin límite de participantes).
Es un programa integrado en el ecosistema de Google, por lo cual es posible incluir fácilmente las otras aplicaciones de Google, como por ejemplo Calendar, para agendar tus reuniones con un solo clic.
Antes estaba disponible únicamente para el uso profesional como en el Workspace, pero ahora, quienes tienen una cuenta en Google, podrán acceder fácilmente a ella y gestionar reuniones de 1 hora con un máximo de 100 participantes de manera gratuita.
Almacenamiento en la nube
El sistema de almacenamiento en la nube es la solución más práctica y segura para guardar y compartir archivos de manera remota, facilitando el acceso y la colaboración entre los miembros de una organización o equipos de trabajo.
Mediante el uso de una cuenta de Google, tendrás a disposición unos 15 GB de espacio de almacenamiento gratuitos. Allí podrás organizar los elementos para almacenar a través de carpetas y sub carpetas, logrando también sincronizar la carga de archivo, desde una carpeta en el ordenador, y tener acceso desde cualquier dispositivo.
Básicamente, cuenta con un plan gratuito de 2 GB de espacio donde es posible almacenar, sincronizar y acceder a fotos, videos, documentos y presentaciones, sincronizados desde distintos dispositivos, carpetas y hasta vínculos compartidos.
OneDrive es una solución integrada de Microsoft que ofrece un plan gratuito de 5 GB de almacenamiento. Entre sus prestaciones más destacadas es que permite editar en Office 365, así como en PDF a través del teléfono móvil, PC o tableta.
CRM (Customer Relationship Management)
Son una serie de softwares esenciales para centralizar, administrar y optimizar las interacciones con nuestros clientes; recopilando datos de todas las operaciones comerciales que facilitan la segmentación y el seguimiento de prospectos y clientes habituales, con el fin de anticipar sus necesidades y construir relaciones más sólidas.
Con Salesforce, tu equipo de trabajo tendrá la capacidad de acceder a los datos corporativos desde cualquier dispositivo, en el cual es posible gestionar el seguimiento integral de los eventos, tareas, cuentas y contactos mediante la generación de reportes 100% personalizables.
Además, puede integrarse con diversos softwares, a fin de unificar los departamentos de comercio, marketing, ventas, servicios y TI.
Dentro del campo del inbound marketing, Hubspot está hecha para gestionar todas las actividades de mercadeo y ventas, de acuerdo a los objetivos de la organización
Entre sus diversas funcionalidades se encuentran las de crear chatbots, landing pages, tickets y formularios, así como también controlar todo en panel de informes personalizado y obtener información precisa; además, te da los elementos necesarios para clasificar y organizar los negocios y hasta crear tareas calendarizadas.
Tiene algunas características similares con Salesforce, ya que es posible integrarla desde distintas herramientas externas, y además cuenta con distintas funcionalidades que se pueden aplicar de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Es una aplicación fácil de utilizar, flexible, segura y escalable; puesto que permite el acceso automático a un conjunto de 40 aplicaciones integradas para la productividad y la atención comercial.
Automatización del marketing
Debido a las grandes cargas de trabajo, se hace imposible mantener relaciones individualizadas con los clientes.
Es por ello, que la automatización de campañas de email marketing permiten agilizar el trabajo, hacer seguimiento, segmentar la audiencia y además, garantizar la máxima calidad en las comunicaciones, ayudando a amplificar las ventajas competitivas de cualquier negocio.
Es reconocida como una de las plataformas más grandes de automatización del marketing que existen a nivel mundial. Gracias a esta herramienta intuitiva se pueden organizar, diseñar, personalizar y ejecutar campañas automatizadas de email marketing; así como también medir los resultados y hacer seguimiento de las actividades de los suscriptores.
Es otra de las plataformas de automatización para marketing y ventas, conformada por una serie de herramientas que, en primera instancia, emplea algoritmos de inteligencia artificial que facilita la comunicación directa entre las organizaciones y los clientes; además, brinda la posibilidad de ejecutar las campañas automatizadas de email marketing y también la automatización de las ventas/CRM.
Gestión financiera y contable
Son instrumentos diseñados para facilitar la administración de las finanzas corporativas en materia de planificación, organización, así como el control y monitoreo de todas las transacciones financieras ejecutadas a lo interno; siendo clave para ayudar a tomar mejores decisiones, tanto operativas como estratégicas.
Se trata de un sistema de contabilidad pensado para cumplir con los estándares dictados por las autoridades fiscales. En líneas generales, permite a los usuarios establecer las operaciones contables de forma rápida y en tiempo real, generando información clave para efectuar las declaraciones mensuales y anuales.
Además, permite homologar la información entre sistemas, visualizar las cuentas por cobrar y hasta llevar un control de gastos.
Esta plataforma de contabilidad se encuentra totalmente alojada en la nube; por lo que, tus colabores y equipos podrán acceder a sus servicios completamente en línea y de manera remota.
Entre las características más resaltantes es que, te permite visualizar toda la situación financiera (deudas, facturas pendientes o vencidas, gastos), elaborar facturas, procesar pagos, hacer seguimientos de gastos, generar informes contables y de impuestos, gestionar proyectos y hasta puede integrarse con aplicaciones como Gmail, Zapier, Capsule y Shopify.
Analítica de datos y Business Intelligence
Es una estrategia clave que sirve para transformar la información empresarial en conocimiento, a través del análisis, la visualización y la comprensión de datos, con el objetivo de optimizar el proceso de toma de decisiones informadas, así como el seguimiento del rendimiento.
Esta plataforma de BI tiene un objetivo claro, y es ayudar a las personas para que tengan una visión holística, que le permita comprender de una manera más ágil sus datos corporativos. De esta forma podrán emplearlos masivamente, a fin de obtener respuestas oportunas y resolver sus problemas de negocio.
Sin dudas, es una herramienta muy útil para analizar, compartir y administrar una gran multiplicidad de registros o combinación de distintas fuentes de datos, a través de instalaciones físicas o desde la nube pública.
Power BI es una de las soluciones más robustas y económicas del mercado para el análisis empresarial basada en la nube, que permite de manera fácil, predictiva e inteligente unificar distintas fuentes de datos simples y/o complejos, por lo que es capaz de analizarlos, procesarlos y traducirlos, expresándolos finalmente mediante gráficas, paneles e informes.
A pesar de ser una herramienta gratuita, está acondicionada con un poderoso abanico de funciones para convertir tus datos provenientes de distintas herramientas de marketing, tanto de Google como externas, en informes precisos, fáciles de consultar y totalmente personalizables (cuadros, gráficos de barras, líneas) e incluso permite seleccionar fuentes e incluir el logotipo de tu marca o compañía.
Además de la creación de informes, Google Data Studio te ofrece la posibilidad de crear y configurar dashboards, para analizar proyectos personales o de clientes, de un modo eficaz e influir en la toma de mejores decisiones.
Para cerrar, solo podemos decir que la elección de las herramientas para gestionar eficientemente una empresa u organización, que le permita afrontar esos procesos que le restan ventaja competitiva y rentabilidad, implica hacer partícipes a los colaboradores; por lo que, es una decisión basada en la reflexión, siguiendo una estrategia bien definida.
¿Y tú? ¿Ya sabes cuál es la herramienta que mejor se ajusta a tu negocio?, si no tienes idea de dónde iniciar, podemos ayudarte! Contáctanos y con gusto te asesoramos.